Församlingen viktigaste enheten inte kansliet

Chefsutbildningar har funnits länge, medarbetarskap börjar bli alltmer uppmärksammat, men det finns en nyckelgrupp i dagens organisationer som uppmärksammas alldeles för litet – staberna, eller ”kanslierna” som de ofta kallas i kyrkan. Vilken roll har de fått och vilken roll bör de ha?

När organisationer växer skapas utrymme för olika specialister. Specialisterna samlas sedan ofta i de allt större staberna eller kanslierna. Där staberna blir större blir sedan systemen fler och utrymmet för lokal variation blir mindre. Det här är en utveckling som är tydlig i alla typer av moderna organisationer.

Idén med staber härstammar från den militära organisationen, där staberna ofta höll i kurirverksamhet, det vill säga vad i dag skulle kunna benämnas internkommunikation.

I början av 1900-talet ger fransmannen Fayol staberna en vidare roll när han formulerar sina idéer om linje-stabsorganisationen. Organisationer behövde en tydlig orderlinje via en chefshierarki. Staberna fick rollen som rådgivare åt de beslutsfattande cheferna. I Fayols värld hade staberna en klart underordnad betydelse.

I ett klassiskt organisationsschema ritas maktstrukturerna in med vertikala linjer. En stab ritas sedan in som en enhet vinkelrätt ut från en vertikal linje för att tydliggöra att de har en stödjande och inte en ledande funktion.

Efter andra världskriget växer organisationerna i storlek. Det leder till ett behov av specialkunskap i form av ekonomi, personalfrågor och säkerhet. Det är det som i sin tur skapar förutsättningarna för inrättandet av stabsfunktioner.

Under 1970- och 80-talet sker en avsevärd professionalisering av staberna. Särskilda universitetsutbildningar inrättas för bland annat ekonomer och personal-vetare. Den här utvecklingen leder i sin tur till två saker: dels förfinas modeller, metoder och verktyg av en alltmer kompetent skara stabsmänniskor, och dels tas en mängd arbetsuppgifter som tidigare låg på lokala chefer över av staberna. Maktbalansen i organisationerna börjar förskjutas.

I och med att kvalificerade datasystem får genomslag på slutet av 1990-talet tar utvecklingen en ny väg. Staberna satsar alltmer på IT-systemlösningar och cheferna kommer tillbaka i bilden. Men nu fungerar cheferna mer som garanter för att datasystemen som initierats av staberna matas med rätt information vid rätt tid.

Administration av systemen äter upp allt mer av arbetstiden för såväl chefer som medarbetare. Genom makten över system och policys styr staberna i allt högre grad hur arbetstiden används, men insikten är ofta bristfällig om den lokala verksamheten och vilka konsekvenser styrningen egentligen får.

När nu kyrkan står inför stora organisatoriska utmaningar, vill vi lyfta fram betydelsen av den här utvecklingen. Kyrkan har en organisatorisk logik som bygger på olikhet och anpassning till lokal variation. Kyrkoordningen uttrycker det så här: ”Svenska kyrkan framträder lokalt som en församling. Denna är den primära enheten inom kyrkan.” Att nå den här lokala anpassningen kräver insiktsfullt beslutsfattande på lokal nivå utifrån en lokalkunskap som ofta saknas högre upp i organisationen.

I Svenska kyrkan är det vanligt att tala om hur de förtroendevalda har ansvaret för styrningen via beslut om budget och olika riktlinjer och policys. Kyrkoherden har sedan ansvaret för ledningen, att med hjälp av medarbetarna förverkliga det som de förtroendevalda har stakat ut riktningen för. Den personal som ingår i staben har ofta nära kontakt med både ledningen och styrningen av organisationen, men för att organisationen ska fungera så bra som möjligt är det enligt vår mening mycket betydelsefullt att tydliggöra att staben har en stödjande funktion med syfte att effektivisera och underlätta för dem som har ansvaret för styrningen och ledningen.

Det är lätt att uppfatta staberna, kanslierna, som att de är placerade högre upp i organisationen och därmed har mer att säga till om. Stabsmänniskornas specialkunskaper kan dessutom förstärka känslan av att de är experter med mera makt. Men kansliernas grundläggande funktion är, och har alltid varit, att stödja det övriga arbetet, inte att vare sig styra eller leda det.

Det kanske kan låta krasst, men vår bild är att om man baserar organisationers utformning på starka stabsfunktioner riskerar man i praktiken att fokus flyttas från den lokala verksamhetens närhet, flexibilitet och anpassningsförmåga till IT-system, snygga broschyrer och standardisering.

Vi tror att det är av största vikt att beskriva, belysa och diskutera denna utveckling. Den roll som styrning, ledning och stödfunktioner ges, eller tar sig, påverkar både vilken verksamhet som bedrivs och hur den bedrivs.